Spreken op een TEDx event. Wat gebeurd er achter de schermen TEDx UHasselt

+

Achter de Schermen van TEDx U Hasselt: Claire's Uitdagingen en Triomfen

Laat je inspireren door het verhaal van Claire, een gedreven student die de gewaagde stap zette om lead organizer te worden van het gerenommeerde TEDx UHasselt, een grootschalig en gratis evenement. Ze stond voor de enorme uitdaging om de jarenlange kwaliteit te waarborgen en belangrijke partners te overtuigen van hun visie en potentieel. De grootste puzzel was echter de verbijsterende 40% no-show van geregistreerde bezoekers, een fenomeen dat kenmerkend is voor gratis evenementen en waar Claire volop mee worstelde.

Ontdek hoe ze, ondanks het gebrek aan ondernemerservaring en haar eigen angst, het team wist te leiden en een indrukwekkend evenement neerzette. Deze ervaring bleek een onbetaalbare leerschool die haar niet alleen essentiële vaardigheden opleverde, maar haar ook inspireerde om andere studenten aan te moedigen om dergelijke uitdagingen aan te gaan. Duik in dit verhaal vol veerkracht, slimme strategieën en de voortdurende zoektocht naar oplossingen voor de unieke uitdagingen van evenementenorganisatie.

Hoe ga je om met de uitdaging van 'no-shows' bij gratis evenementen en welke strategieën kun je overwegen om de opkomst te verhogen?

Op het gratis evenement van TEDx UHasselt 2025 was er een no-show van maar liefst 40%. Van 1000 geregistreerde gratis kaartjes, kwamen er slechts 600 mensen opdagen. Ze merkt op dat mensen bij gratis evenementen sneller wegblijven omdat er geen financiële "verplichting" is; ze hebben immers geen geld betaald en verliezen niets als ze niet komen.

Vorig jaar probeerden ze dit aan te pakken door een uitgebreider registratieproces met profielen en selectie, in de hoop dat mensen die meer moeite deden wel zouden komen. Dit bleek echter geen effect te hebben op het no-show percentage.

Voor de toekomst overwegen ze om een kleine entreeprijs van bijvoorbeeld €5 te vragen, puur als experiment om te zien of dit de opkomst zou beïnvloeden en de no-show te verkleinen. Het blijft voor hen een onopgeloste puzzel.

Wat zijn effectieve strategieën voor partnerbeheer en fondsenwerving, vooral wanneer je een nieuw gezicht bent in een bestaande organisatie?

Claire vond het werven van partners aanvankelijk "eng", vooral toen ze haar eerste afspraak alleen moest doen. Een belangrijke troef was de sterke, bekende naam en het concept van TEDx, wat een voorsprong gaf in pitchgesprekken.

Haar strategie was een persoonlijke aanpak voor elke potentiële partner: ze bereidde specifieke slides voor die uitlegden waarom juist dát bedrijf was gekozen en wat de wederzijdse meerwaarde was. Ze focuste op de waarde die TEDx kon bieden, zoals toegang tot een nieuwsgierig publiek van wetenschapsliefhebbers en technisch talent, wat interessant is voor bedrijven die nieuw talent zoeken. Het was belangrijk om te laten zien dat het geen "nummertje" was, maar een weloverwogen keuze. De Universiteit Hasselt is jaarlijks de grootste sponsor, wat het vertrouwen in en de waarde van het evenement onderstreept. Bovendien werd er standaard rekening gehouden met het vermijden van concurrerende partners om conflicten te voorkomen.

Wat zijn de sleutels tot succesvol teamleiderschap en het winnen van vertrouwen wanneer je als nieuweling een bestaand team moet aansturen?

Als nieuwe lead organizer in een team met ervaren leden, was het voor Claire een uitdaging om haar rol te vinden en het vertrouwen van het team te winnen. Ze kwam "meteen binnen met een bang" en bleef trouw aan zichzelf en haar aanpak. Ze won het vertrouwen door hard te werken, te laten zien dat ze het aankon, en door te proberen vriendschapsbanden op te bouwen, aangezien ze nog niemand in het team kende. Claire benadrukt het belang van een dynamisch en goed basisteam met diverse sterktes (bijvoorbeeld sales, planning), aangezien je een evenement niet alleen kunt organiseren. Het team bestaat uit vrijwilligers met een gezamenlijk doel, en een gedreven team met een solide visie en een sterk plan is essentieel.